Crear una orden en tres pasos: paciente, exámenes y cobro
Cómo crear una orden en Octolims en tres pasos: elegir paciente, elegir exámenes y confirmar, con el cobro, la factura y el enlace de pago en el mismo momento.
Recepción4 pasos6 min
Ayuda · Recepción
Buscar y registrar pacientes, incluidos los menores de edad
La cédula identifica a cada paciente y el sistema no admite dos con el mismo documento. Un menor sin cédula se registra con la de su representante.
A las 8:15 llega una señora con su nieto de 6 años. El niño no tiene cédula y la orden del pediatra está a su nombre. Antes de registrarlo, recepción busca por la cédula de la abuela: el sistema usa el documento como llave, así que si ya existe una ficha, se abre esa y no se crea otra.
Busca antes de crear
En Pacientes, escribe en Buscar por nombre, apellido o CI.... La búsqueda encuentra el texto dentro del nombre, el apellido o el documento. El filtro Edad (Desde y Hasta) afina el resultado.
El conmutador Lista o Tabla cambia la vista y el sistema recuerda cuál prefieres. Cada tarjeta muestra documento, edad, sexo, teléfono, correo y cuántas órdenes tiene.
Laboratorio NorteLTLaura TorresPacientes1.248 registradosListaTablaImportar CSVNuevo PacienteDíazMarisol DíazV-12.345.678Edad34 añosTeléfono0414-0000000Órdenes3Lista de pacientes con el buscador arriba. Llena el formulario del paciente nuevo
Si no existe, toca Nuevo Paciente. Los campos obligatorios son Nombre, Apellido, Documento de Identidad (CI) y Género. El documento lleva un selector V- o E- y el número.
Nacimiento / Edad, Teléfono, Email y Dirección son opcionales. Si escribes una edad en lugar de la fecha, el sistema guarda el 1 de enero del año que resulta. El teléfono admite prefijos como +58 (VE) o +1 (US/CA).
Solo Administradores y Bioanalistas abren este formulario. Un médico que toque el botón vuelve al Panel.Laboratorio NorteLTLaura TorresNuevo PacienteNombreMarisolApellidoDíazDocumento de Identidad (CI)V- 12345678GéneroFemeninoNacimiento / EdadGuardar Paciente34 añosEs opcional con cédula.Formulario Nuevo Paciente con los campos obligatorios. Registra a un menor con la cédula de su representante
Marca No tiene cédula (menor de 18 años). El campo del documento pasa a Cédula del representante, aparece Nombre del representante (opcional) y la fecha de nacimiento se vuelve obligatoria.
El sistema genera un código con la cédula del representante y un número: V-12345678-1 para el primer menor, V-12345678-2 para el segundo. La ficha lo muestra como «Sin cédula · Representante».
Laboratorio NorteLTLaura TorresNuevo PacienteNo tiene cédula (menor de 18 años)Se registra con la cédula de su representante y el sistema le asigna un código (por ejemplo V-1234567-1).
Cédula del representanteV-12345678Nombre del representante (opcional)Rosa DíazCasilla de menor sin cédula y el campo del representante. Resuelve un documento repetido
Si el documento ya existe, el sistema no guarda y avisa «Ya existe un paciente registrado con esta cédula/documento». Vuelve a la lista, busca esa cédula y abre su ficha con Ver expediente.
Otros avisos que verás: «La cédula es obligatoria para mayores de 18 años» y «Escribe la cédula del representante: con ella se identifica al menor».
Laboratorio NorteLTLaura TorresNuevo PacienteDocumento de Identidad (CI)V-12345678Ya existe un paciente registrado con esta cédula/documento.CancelarGuardar PacienteAviso de documento repetido.
Si algo no sale
No puedo eliminar a un paciente
El sistema avisa «Verifique que no tenga órdenes asociadas». Un paciente con órdenes no se elimina desde la lista; el borrado múltiple sí elimina también sus órdenes, por eso pide una confirmación aparte.
Estoy sin internet y necesito registrar a alguien
Se puede. El sistema avisa «El paciente se guardará en este equipo y se enviará cuando vuelva internet». Lo pendiente se ve en la pantalla Pendientes de envío.
Tengo muchos pacientes por cargar
Usa Importar CSV: descarga la plantilla modelo y llena first_name, last_name, document_id, birth_date y gender. El resultado muestra cuántos se crearon, cuántos se actualizaron y las filas con error.
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