Cobrar en tres monedas y cuadrar la caja con un método
Por qué la caja en bolívares no cuadra cuando el laboratorio cobra en tres monedas, y cómo evitarlo guardando la tasa de cada cobro. Con un ejemplo con números.
Módulo · Facturación y caja
Facturación y caja de laboratorio en dólares, bolívares y euros
La facturación y la caja usan el dólar como moneda base, pero cada monto se puede ver en $, Bs o €, con la tasa del BCV que el sistema actualiza solo (o que registras a mano). Cada pago guarda su moneda y su tasa; los abonos bajan el saldo de la orden, y la caja se cierra por turno contando el efectivo.
Cobro · OR-000128
Tasa del día: 1 $ = Bs 36,50 · vista de ejemplo
Detalle del cobro$Bs€$Bs€$Bs€$Bs€
Hematología completa$ 6,00Bs 219,00€ 5,52$ 6,00
Glicemia$ 2,50Bs 91,25€ 2,30$ 2,50
Perfil lipídico$ 9,00Bs 328,50€ 8,28$ 9,00
Total$ 17,50Bs 638,75€ 16,10$ 17,50
Efectivo · $7,00
Pago móvil · Bs383,25
Saldo$ 17,50$ 10,50$ 0,00Pagada
Caja del turno
Efectivo en $$ 149,00
BolívaresBs 4.763,75
Euros€ 0,00
Tasa del díaBs 36,50
Cada cobro conserva su tasa. El cierre no reconvierte.
Vista de ejemplo de un cobro.
Situaciones del turno
Caja que cuadra en dólares y no en bolívares
Bs 4.763,75 en el sistema y Bs 4.512 en la gaveta. Muchas veces la diferencia sale de la tasa: la mitad de los pagos se convirtió con la de la mañana, la otra mitad con la de la tarde, y al cierre alguien lo recalculó todo con la última.
En Octolims cada pago guarda la tasa del momento en que entró, y el cierre no reconvierte nada. Si un paciente paga 7 dólares en efectivo y el resto por Pago Móvil, son dos pagos, cada uno con su moneda, y el saldo de la orden baja con cada uno. Al cerrar el turno se cuenta el efectivo de cada moneda; lo que no cuadre queda registrado como sobrante o faltante, y con los pagos en orden esa cifra se puede rastrear.
Escena de ejemplo · un momento del día
. Un paciente se fue debiendo 4 dólares. Desde recepción le mandan el enlace de pago, y esa noche él reporta un Pago Móvil con su número de referencia desde el mismo enlace.
Funciones
Cómo se cobra en tres monedas y se cierra la caja
Montos en $, Bs o €
Un selector cambia la moneda en que ves los montos. La tasa se actualiza con la del BCV y también puedes registrarla a mano.
Métodos de pago
Efectivo, tarjeta, transferencia, pago móvil, billetera digital y financiamiento con Cashea. Cada método tiene su moneda y puede exigir referencia.
Abonos y saldos
Una orden puede tener varios pagos. El estado pasa de pendiente a parcialmente pagado y a pagado.
Descuentos y cupones
Por línea, en porcentaje o monto fijo, con cupones y reglas por combinación de exámenes.
Caja por turnos
Se abre con un fondo y se cierra con conteo físico. La diferencia queda como sobrante o faltante.
Enlace de pago y facturas
El paciente puede ver cuánto debe y reportar su pago desde un enlace. Las facturas se numeran por serie, con notas de crédito.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre la facturación y la caja
¿Con qué tasa se calcula cada cobro?
Con la tasa vigente al momento del pago. Esa tasa se guarda con el pago, así que un cambio posterior no altera lo ya cobrado.
¿Emite facturas fiscales?
Octolims emite recibos y facturas numeradas, con notas de crédito. Hoy no está integrado con una imprenta digital, así que no sustituye la factura fiscal homologada.
¿Puedo cobrar en partes?
Sí. Una orden puede tener varios pagos, cada uno con su método y su moneda, y su estado de cobro cambia con cada abono.
Guía relacionada
Lectura recomendada sobre la facturación y la caja
Glosario
Cobrar una orden en bolívares y dólares a la vez
En la demo cerramos una caja de prueba con pagos en las dos monedas. El cierre usa la tasa que guardó cada pago, no la del momento en que cuentas.