Una hoja de cálculo es un buen primer sistema. Todo el mundo sabe usarla, no cuesta nada y durante el primer año casi nunca da problemas. Los problemas empiezan el día en que la única persona que entiende las fórmulas se va una semana de vacaciones (o renuncia).
Seis señales de que ya no alcanza
Dos personas necesitan escribir a la vez
Mientras trabaja una sola persona, la hoja funciona. Cuando entra una segunda, empiezan los archivos «versión final», «versión final 2» y «versión final buena». Alguien termina pegando filas a mano de una copia a otra, y es en ese copiar y pegar donde se pierden resultados.
No se sabe quién cambió un resultado
Si un valor aparece distinto al de ayer, la hoja no dice quién lo tocó ni por qué. En una auditoría, o cuando un médico pregunta por qué cambió el informe, la respuesta es «no sé». Algunas hojas guardan un historial de versiones, pero ese historial registra celdas; no dice qué decidió el laboratorio. Un historial de cambios de un sistema de laboratorio guarda quién cambió el valor, a qué hora y cuál era el anterior.
Paciente repetido con tres escrituras distintas
«Gómez, María», «Maria Gomez» y «Gómez M.» son la misma persona para quien las lee, pero no para un filtro. Los duplicados rompen el historial: el resultado de hace un mes queda en otra fila y nadie lo compara con el actual. En Octolims la cédula es única: si alguien intenta registrar la misma dos veces, el módulo de órdenes lo rechaza. Los duplicados escritos con otra ortografía y sin cédula todavía hay que buscarlos a mano.
Resultados que salen por WhatsApp
Cuando la entrega se hace por mensajes, nadie puede decir con certeza quién recibió qué ni cuándo. Además, la foto de un informe no distingue un resultado validado de uno que todavía se estaba revisando. En un portal de resultados es el laboratorio quien decide qué orden se muestra y cuándo; en Octolims, una orden aparece en el portal cuando está completada y el laboratorio la marcó para mostrarse.
Control de calidad en otro archivo
Los controles se anotan en otra hoja y se grafican a fin de mes. Para entonces, una deriva que empezó el día 3 ya afectó los resultados de casi cuatro semanas. El control de calidad interno sirve si se mira antes de validar; las reglas de Westgard son la forma más usada de decidir, control por control, si una corrida se acepta.
Conocimiento concentrado en una sola persona
Si hay una persona que sabe qué columna no se toca, el laboratorio depende de que esa persona venga a trabajar. Es un riesgo operativo que no aparece en ningún indicador hasta el día en que falta.
Cuándo seguir con la hoja
Hay casos en los que seguir con la hoja es razonable. Un puesto de toma pequeño, donde una sola persona captura y entrega, con pocos pacientes al día y sin auditorías externas, puede trabajar bien así durante mucho tiempo.
Si es tu caso, estos hábitos evitan casi todos los problemas:
- Un identificador único por paciente y por orden, que no se reutilice nunca.
- Una sola persona escribe en el archivo; las demás consultan una copia.
- Una copia de seguridad diaria, guardada fuera del computador.
Qué reunir antes de cambiar de sistema
Cambiar de sistema es sobre todo ordenar información, y eso se puede empezar antes de elegir proveedor.
- La lista de exámenes con su nombre exacto, unidad, tipo de muestra y precio.
- Los rangos de referencia por edad y sexo, y quién los aprobó.
- Los límites de valores críticos, con la fecha de la última revisión.
- Una lista de pacientes sin duplicados, o al menos una idea de cuántos hay.
- La fecha en la que se dejará de escribir en la hoja. Fijar esa fecha de corte evita que el laboratorio pase dos meses trabajando con dos sistemas.
Si te reconoces en varias de las señales, empieza por el catálogo, que es la parte que más tiempo lleva. El plan completo está en cómo migrar de una hoja de cálculo a un sistema de laboratorio, y para elegir proveedor, en cómo elegir un software para laboratorio clínico.