Migrar de una hoja de cálculo a un sistema de laboratorio es, más que nada, ordenar información que hoy vive en celdas y en la memoria de dos o tres personas. El plan de abajo tiene cuatro etapas y ninguna lleva fecha fija, porque los plazos dependen del tamaño de tu catálogo y de cuántas sedes tengas.
Si todavía dudas de si ya toca cambiar, empieza por cuándo una hoja de cálculo deja de alcanzar en un laboratorio.
Etapa 1: inventario de lo que hoy está repartido
Reúne en un solo archivo lo que ahora vive en varias hojas, cuadernos y cabezas:
- El catálogo de exámenes, con nombre exacto, área, tipo de muestra, unidad, precio y tiempo de entrega.
- Los perfiles y paneles, con los exámenes que incluye cada uno y cómo se cobra. Un perfil es un grupo de exámenes que se piden juntos.
- Los rangos de referencia por edad y sexo, con quién los aprobó y cuándo.
- La lista vigente de valores críticos, con la fecha de su última revisión.
- Cuántos pacientes hay y cuántos están duplicados, aunque sea una estimación.
- Quién hace qué hoy en el laboratorio, para asignar a cada persona uno de los roles del sistema.
Este inventario es lo que más tiempo lleva, y lo puedes empezar antes de elegir proveedor.
Etapa 2: limpieza de unidades, nombres y pacientes
- Unifica las unidades. «mg/dl», «mg/dL» y «mg%» son la misma unidad escrita de tres maneras.
- Da un nombre único a cada examen y quita las variantes («Glicemia», «Glucosa en ayunas», «Glicemia basal»).
- Decide cómo fusionar pacientes duplicados: con qué datos tienen que coincidir y quién lo confirma. No fusiones fichas solo porque los nombres se parecen.
- Decide cuánto historial migrar. Suele bastar con los últimos meses; el resto de la hoja se deja en solo lectura.
Etapa 3: configuración y prueba en paralelo
Con el inventario limpio se carga el catálogo, cada usuario recibe su rol y se revisa cómo sale el informe en PDF. En Octolims esa carga la hacemos contigo a partir de tu hoja de cálculo, y antes de abrir el sistema revisamos juntos las unidades y los rangos. El detalle está en catálogo y administración.
Después, durante unos días, se procesa un número acotado de órdenes en los dos lados: la hoja y el sistema. Se comparan los resultados y los informes, y se corrige lo que no coincide. Es la manera más barata de descubrir un rango mal copiado o una unidad equivocada.
Etapa 4: fecha de corte y primeras semanas
- Elige un día de poca actividad como fecha de corte.
- Desde ese día la hoja queda en solo lectura, para que nadie escriba en dos sitios.
- Ten órdenes en papel a mano para el primer turno, por si algo falla o se va la luz.
- Mide cada semana unos pocos indicadores: órdenes creadas, muestras rechazadas, resultados pendientes de validar y consultas de soporte. Si una cifra empeora, ahí hay algo por ajustar.
Para ver cómo se crean las primeras órdenes en el sistema, mira el módulo de órdenes.
Qué dejar fuera de la migración
- Resultados sin validar o de origen dudoso.
- Fórmulas y columnas de apoyo que solo entendía una persona.
- Pacientes duplicados que nadie ha confirmado.
Riesgos que se repiten
- Fusionar pacientes por parecido de nombre y mezclar historiales.
- Copiar rangos de referencia sin revisarlos.
- Mantener dos fuentes de verdad durante semanas.
- Dejar la formación para después de la fecha de corte.
Si ya tienes la lista de exámenes con unidad, rango y precio, tienes hecha buena parte del trabajo. Para elegir a quién encargárselo, usa la lista de ocho preguntas antes de elegir un software para laboratorio clínico.