Si tu laboratorio cobra en más de una moneda, la escena te suena. Al cierre del turno la caja en dólares cuadra y la de bolívares no; la diferencia es pequeña, nadie la sabe explicar y termina en la columna de «diferencias», donde al día siguiente se le suma otra.
Casi siempre la causa está en cómo la hoja o el sistema guarda los montos. Quien cobró, por lo general, lo hizo bien.
Error más común: reconvertir al cierre con la tasa del día
Consiste en guardar cada cobro en una sola moneda y reconvertirlo al cerrar, con la tasa que haya a esa hora. Con números se ve mejor.
Una orden vale $17,50. A las 08:30 la tasa es de Bs 36,50 por dólar. El paciente paga $7,00 en efectivo y el resto, $10,50, por Pago Móvil: Bs 383,25.
A las 11:00 el laboratorio actualiza la tasa a Bs 37,20. Al cerrar el turno alguien reconvierte ese Pago Móvil con la tasa del cierre, y 383,25 entre 37,20 da $10,30. Esa parte de la orden valía $10,50, así que en la caja aparecen $0,20 de menos que nunca faltaron.
Con cien cobros al día esos centavos se acumulan, y a fin de mes ya nadie puede separar un error de vuelto de lo que fue solo la tasa.
Guardar la tasa de cada cobro evita el descuadre
La salida es que cada cobro guarde la tasa con la que se hizo. El cierre suma cada moneda tal como entró; si el informe necesita un total en dólares, se calcula con la tasa de cada cobro (la del cierre no se usa para eso).
Así, los $7,00 en efectivo siguen siendo $7,00, los Bs 383,25 siguen siendo Bs 383,25 y su equivalente en dólares es el que se calculó a las 08:30. En el módulo de facturación y caja de Octolims funciona de esa manera: cada pago guarda su moneda y su tasa, y la tasa del BCV se puede cargar sola o a mano.
Pagos mixtos
En un laboratorio venezolano el pago mixto es lo normal. Una parte llega en efectivo en dólares, otra por Pago Móvil y a veces queda un resto que se paga con tarjeta en el punto de venta. Para que eso no descuadre:
- Elige una moneda base para el precio del examen y expresa siempre el saldo en esa moneda.
- Registra cada parte con su moneda, su método de pago y su tasa.
- Después de cada parte el saldo baja; cuando llega a cero, la orden queda pagada.
- Si hay redondeos, redondea cada parte al centavo y deja la diferencia, si la hay, en el último pago. No acumules fracciones de un cobro a otro.
Qué debe mostrar el cierre de caja
- Total recibido por moneda y por método de pago, sin convertir.
- Lo que debería haber en la caja frente a lo que se contó, moneda por moneda.
- Cada diferencia con su motivo escrito.
- El equivalente en moneda base, solo como dato para el informe.
Descuentos y permisos
Los descuentos son la otra fuente clásica de diferencias. Si cualquiera puede darlos sin anotar por qué, a fin de mes falta dinero y no hay manera de saber dónde se fue. Conviene que dependan del rol de quien cobra, que lleven un motivo escrito y que queden en la orden.
Un dato para tener en cuenta: en Octolims existen los descuentos por línea, los cupones y las reglas por combinación de exámenes, pero hoy no hay un permiso específico para aplicarlos. Si en tu laboratorio ese control importa, acuérdalo con el equipo y revisa los descuentos en cada cierre.
Tasa auditable: quién la cambió y cuándo
Tiene que poder consultarse qué tasa se usó en cada cobro, quién la cambió y a qué hora. Si alguien la actualiza a media mañana, el sistema la aplica a los cobros nuevos; los anteriores se quedan con la suya.
Mostrar el precio en la moneda del paciente
Muestra el precio en la moneda con la que el paciente va a pagar. Quien atiende deja de calcular de memoria (o con la calculadora del teléfono) y el paciente entiende qué está pagando. En Octolims un selector cambia la moneda en la que ves los montos: dólares, bolívares o euros, una a la vez.
Si quieres saber de dónde sale tu diferencia, toma el cierre de la semana pasada y reconvierte cada cobro en bolívares con la tasa del cierre, como hacen muchas hojas. Si te da una cifra parecida a la que tenías anotada en «diferencias», ya encontraste la causa.